公司档案资料管理办法
篇一:档案资料管理办法
公司资料管理办法
(试行)
一、目的
为加强公司文档资料资料管理工作,规范公司资料保管程序,保证各种资料的完整性,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于企业生产管理方面的具有归档保存价值的表单、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立资料管理室,负责全公司资料的管理,隶属于公司办公室。
四、文档资料的领取
1. 要求
① 各部门文档资料用完后既可以领取,领取时携带上一本的文档的纸壳; ② 领取人需是各部门的负责人,或其委托人,委托人领取时该单位负责人要电话说明情况;
③ 务必完整清晰填写领用记录表。
2. 时间
上一批文档资料用完即可
3. 程序
① 若领取部门负责人无法领取,务必提前向办公室负责人说明情况,指派领取人领取;
② 携带上一批次文件的纸壳(资料用完的凭证)填写领取记录表;
③ 办公室发放文档及资料。
五、文档资料的填写
1. 填写各项资料时一律用黑色签字笔填写,不能用铅笔或其他笔;
2. 填写时务必保持文档资料的完整性,核心数据不能有空缺;
3. 填写时数字信息不可涂改,若有涂改务必换单重写,否则视为无效;
4. 填写务必保持工整,清晰。
六、文档资料的上交
1. 要求
① 各部门负责人提交资料前务必核查签字,保证资料的完整性和真实性,若发现数据不真实或不完整,则酌情处罚;
② 文档上交时务必分类按日期编号摆放,不可混乱;
③ 上交人需是各部门的负责人,或其委托人,委托人领取时该单位负责人要电话说明情况;
④ 上交人务必完整清晰填写领用记录表。
⑤ 办公室当场采集的的文档资料无需上交。
2. 时间
各类单证上交时间为计划工作结束时间后的第三天下午5点,若计划有延迟单位负责人务必向办公室说明情况,若延期交付则酌情处罚;
3. 程序
① 若上交部门负责人不发领取,务必提前向办公室负责人说明情况,指定专人上交;
② 填写文档上交记录表。
七、文档资料的整理归档
1.归档要求
① 归档的文件和资料必须是文件原稿、装订好的原始记录。文字、图纸与软件(盘)同存时,应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
② 归档的文档和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观,禁用字迹不牢固的工具书写。
③ 对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施,包装良好,封面书写标题及编号,无涂改。
④ 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等,各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失,给公司利益造成损害的,有关部门须承担责任。
⑤ 归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的,由办公室拟定保密级别和限制查阅使用范围。
2.归档时间
工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
3.归档程序和手续
各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交(接收)登记》,属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》,经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案,档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录,并按要求提供《图纸资料存档清单》。
4.管理文件和资料的归档
凡正式发文的公司文件按发文序号归档,不得缺少。
公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档,以保证
借阅人员能使用更新后的有效版本。
八、档案和资料的保管
1. 各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分,要严格管理,严防因失密给公司造成损失。
2. 管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理,文件与资料必须编号。
3. 档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据,档案资料室必须确保安全。
① 健全借阅审批、登记制度,严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。
② 做好“五防”工作,即:防火、防盗、防晒、防潮、防虫。
③ 档案室内要经常打扫,保持清洁卫生。
④ 室内严禁吸烟,不得将易燃、易爆物品带入室内。
⑤ 工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。
九、档案资料的使用
1. 公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有
严格的查阅限制,其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制,复制借阅要经归档部门负责人同意,公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料,公司内部职工可以查阅、复制、借用,但需进行登记备案。
2. 查阅档案资料,需执行档案资料保密规定,并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料;如要查阅非本职工作的档案资料,需经档案归档部门负责人同意,公司办公室批准;公司外部人员查阅档案资料,需经公司接待部门领导申请,公司主管领导批准后,由专人陪同查阅,不得借出。
3. 档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记,对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。
4. 借阅科技档案不得超过两个月;借用管理文件不得超过一个月;借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后,如需继续借用时,可持所借档案到档案室办理续借手续,仅限续借一次。对逾期不还,经催促仍拖延者,除停止其借阅权利外,还将向其所在部门通报。
5. 凡公司员工调离公司前,应清还从档案室借阅的档案资料,由档案室在调离手续单上签字后,方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工,在离开公司前也必须清还所借档案。
十、文件和资料的更改、销毁
1. 已归档的非技术文件和资料如需更改,由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》,此登记表、更改通知单与文件共同存放,以备查询。
2. 技术文件和资料需更改时,要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行,填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批,同时注明更改原因及日期。
3. 文件和资料失效或终止执行时,各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》,到档案室备案,由档案室在文件上标明终止执行或作废
字样。
4. 对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料,需经原编制部门审核,原审批部门负责人批准后,填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。
5. 对于需要销毁的文件、资料,由档案室定期提出申请,经公司专家委员会鉴定后,档案室统一销毁并做销毁记录。
十一、其他
本办法自公布之日起实行,解释权归公司办公室。
附件一:有关表格、清单样本
1. 《受控文件和资料清单》
2. 《档案移交(接收)登记》
3. 《文件和资料更改通知单》
4. 《文件和资料更改登记表》
5. 《设计变更补充通知单》
6. 《技术文件和资料处置表》
7. 《终止执行文件和资料目录》
8. 《申请销毁文件和资料目录》
9. 《图纸资料存档清单》
10. 《文件资料借阅申请单》
11. 《文件资料借阅单》
附件二:工程项目资料归档范围
1. 设计任务书、初步设计、设计变更通知书
2. 合同书及附件、协议、会议纪要
3. 系统原理图、施工图
4. 软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告
5. 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书
6. 调试过程中的原始记录
7. 竣工图
项目档案资料管理制度
篇二:档案资料管理办法
项目档案资料管理制度
第一条:项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任
1、项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件:勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段
项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核,签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围
1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1
第四条、收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求档案资料管理办法。
1、字迹清楚,图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准
第一条、项目文件的整理
1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理
3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件,工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。
2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷:项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
第三条、案卷与卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业、图号排列。
5、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
第四条、卷内编目,装订必须符合规定要求,详见综合科档案管理制度
第五条、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档
1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后,将经整理,编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。
3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的规定。
4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件,应按国家有关档案管理的规定和要求单独立卷归档。
5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
第八条、项目文件的归档时间
1、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。即:在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记,安装调试后归档(任务结束后一周内向上级档案室移交)。
3、电子文件的逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档(一周内)。
5、下列文件材料应随时归档:
5.1、变更、修改、补充的文件材料;
5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料;
5.4、其他临时活动形成的文件材料。
项目档案的整理与移交标准
第一条、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织,其内容包括:
1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类,下设属类。
2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的,建设单位(并责成设计、施工及建立单位)可用铅笔临时填写档案号。
3、对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格
第二条、项目档案的移交
1、项目档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣
工验收后三个月内,向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目,应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。
2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并有完备的清点、签字等交按手续:建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。
3、竣工验收以后,在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
公司档案管理制度实施细则
篇三:档案资料管理办法
公司档案管理制度管理细则
为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。
一、总则
(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
(二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。
(三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。
二、档案部门设置及其职责
(一)公司设立档案部并配备专职档案人员,公司档案部的基本职责为:
1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。
2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。
3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。
5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
(二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是:
1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。档案资料管理办法。
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。
三、档案接收与整理
(一)公司编制文件材料的归档范围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个方面:
1、行政部:
(1)公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等;
(2)与总部及其他单位往来发文;
(3)行政管理方面,包括:
1)办公用品管理、采购、出车及维修记录等;
2)日常管理方面的员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单,公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复,员工民主生活会方面的记录等;
2、人资部:人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。
3、企划部:公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等;媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同;年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等;市场调研方案、搜集的客户资料等。
4、仓管部:仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容
5、客服部:主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等;客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录
6、设计部:主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。
7、工程部:主要为施工管理手册所包含的内容
8、财务部:主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面的固定资产核算、费用申请等
9、法务与档案部:主要包括日常经营中的各种合同、司法文书,档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。
10、市场部:有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市档案资料管理办法。
场调研资料、与客户签订的协议等。
以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门,以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。
(二)归档文件的等级划分及保管期限
需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下:
(三)档案编号方法
1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及业务划分,结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法,便于科学管理和开发利用。
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为: 行政部:XZ 人资部:RZ 客服部:KF
设计部:SJ 市场部:SC 工程部:GC
财务部:CW 法务与档案部:FD 企划部:QH
仓管部:CG
3、工程项目命名。以上七部门(主要是设计部、工程部、客服部三部门)凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别,以南华康城小区3号楼1单元2号为例,其项目大类编号为:NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下: 日期 客户地址详细信息
4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门
公司档案管理制度
篇四:档案资料管理办法
公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
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