档案管理制度总则

2020-08-04   来源:自荐信

档案管理制度
篇一:档案管理制度总则

档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为了加强公司档案管理,维护档案的完整性、统一性和安全性,有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息,特制定本制度。

第二章 公司文件、材料归档管理

第一条 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

1、综合类:主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。

2、房产档案:主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。

3、工程档案:主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招(投)标文件、合同等文件材料。

4、经营档案:主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。

5、财务档案和人事档案由财务部和总经办(综合部)单独归档。

6、归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第二条 文件材料的归档要求:

1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理, 任何人不得拒绝归档。

2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。

3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

4、归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。

5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

6、归档的文件材料必须为正本,本公司编制的文件应附发文稿

纸,归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。

7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

9、外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

10、为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅

笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

第三条 归档时间

1、公司总经办(综合部)和财务部按年度归档,应在次年四月底前归档。

2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的往来信函和部门周会议记录归档,合同应在签订完成三日内归档,涉及招(投)标程序的,招(投)标文件应与合同一起归档。

3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月内归档。

4、物资采购应在采购供应合同订立后3天内归档。

第四条 凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目,公司必须保存一整套档案。

第五条 送交材料的部门,要填写《移交档案材料登记表》一式两份,接交双方签字,履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

第六条 归档文件留存

1、因涉及合同履行,经办部门自留合同复印件一份,合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份;

2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。

第七条 档案保管期限,保管期限分为永久、长期、短期。

档案管理制度总则。

1、永久:凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。保管期限为50年以上。

2、长期:凡是反映公司的一般工作活动,在较长时间内对公司有查考利用价值的档案,列为长期保管。保管期限为16至50年。

3、短期:凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案,列为短期保管。

第八条 档案管理

1、档案室应制订科学合理的档案分类方案,对档案进行分类、编号、排架;

2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

3、档案室对保管期限己满的档案,应造册报总经理室批准后,予以销毁。未经批准,不得销毁任何档案。

4、档案室对己破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。

5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查,遇有特殊情况,应立即向董事会及总经理室报告,及时处理。

第九条 档案的利用与开放

1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用,公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料,需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、复印非业务范围内的档案资料,需经总经理签字批准。

2、其他单位或个人需查阅档案时,应持介绍信,并报请总经理批准,方可接洽。

3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料,不得随意扩大查、借阅和复印范围,对重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件,如特殊需要,须经总经理批准。

第十条 档案室档案管理员岗位职责

1、根据部门领导的安排,积极主动地开展工作,努力完成好各项工作任务和岗位职责。

2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。

3、对接收入库的各类档案进行分类、整理,编制检索工具,为公司的各项工作提供优质服务。

4、贯彻执行国家关于保守机密的规定,维护涉密档案的安全,维护公司机密,不得利用职权擅自扩大档案室利用范围,非经批准,不得擅自借、阅和销毁档案材料。

5、做好“八防”工作,严格遵守档案的保管、保护制度,确保各类档案材料的完整、安全,努力提高档案的使用寿命。

6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能,熟悉库藏,了解库藏,每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计,积极参加档案局举办的学习、培训。

7、档案管理员在工作变动时,应严格履行档案移交手续。

档案管理制度20170318
篇二:档案管理制度总则

档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的:为了加强公司档案管理,维护档案的完整性、统一性和安全性,建立

健全的可查询可追溯档案系统,有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息,特制定本制度。

第二章 公司文件、材料归档管理

第二条 公司在经营、发展、优化管理过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入

归档范围。

1、综合类:主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。 2、房产档案:主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。 3、工程档案:主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招(投)标文件、合同等文件材料。

4、经营档案:主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。 5、财务档案和人事档案由各部门专员整理汇总后统一存档。

6、归档的文件材料包括纸质、照片、重要文件应建立电子档案(例如扫描电子版等)方便传阅又利于保存。

第三条 文件材料的归档要求:

1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。

2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。入档时应建立电子台账,载明往来记录。 3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

4、归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。

5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片、电子存储设备、实物等各种载体形式。 6、归档的文件材料必须为原件,如非原件需记载明了原因及原件去处。

7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

9、已明确需要经常翻阅的归档文件可制作复印件及电子扫描版便于传阅。

10、为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。档案管理制度总则。

第四条 归档时间

1、公司综合部和财务部按年度归档,应在次年规定日期前归档。

2、工程部应项目竣工完成后及时将所有相关竣工版图纸、与相关业务单位的往来信函工作联系单和项目周例会记录归档,合同应在签订完成三日内归档,涉及招(投)标程序的,招(投)标文件及开标记录应与合同一起归档。

3、涉及房产销售的,应在销售完成一个月内将资料完整归档。 4、物资采购应在采购供应合同订立后3天内归档。档案管理制度总则。

第五条 凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目,公司必须保存一整套档案。 第六条 送交材料的部门,要填写《移交档案材料登记表》一式两份,接交双方签字,

履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

第七条 归档文件留存

1、因涉及合同履行,经办部门自留合同复印件一份,合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份;

2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。

第七条 档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期

1、永久:凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。保管期限为50年以上。

2、长期:凡是反映公司的一般工作活动,在较长时间内对公司有查考利用价值的档案,列为长期保管。保管期限为16至50年。

3、短期:凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案,列为短期保管。

第八条 档案管理

1、档案室应制订科学合理的档案分类方案,对档案进行分类、编号、排架; 2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计; 3、档案室对保管期限己满的档案,应统计经主管领导批准后,予以销毁。未经批准,不得销毁任何档案。

4、档案室对己破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。

5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查,遇有特殊情况,应立即向上级主管领导报告,及时处理。

第九条 档案的利用与开放

1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用,公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料,需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、复印非业务范围内的档案资料,需经部门领导签字批准。

2、其他单位或个人需查阅档案时,应持介绍信,并报请总经理批准,方可接洽。 3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料,不得随意扩大查、借阅和复印范

围,对重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件,如特殊需要,须经总经理批准。

第十条 档案室档案管理员岗位职责

1、根据部门领导的安排,积极主动地开展工作,努力完成好各项工作任务和岗位职责。 2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。

3、对接收入库的各类档案进行分类、整理,编制检索工具,为公司的各项工作提供优质服务。

4、贯彻执行国家关于保守机密的规定,维护涉密档案的安全,维护公司机密,不得利用职权擅自扩大档案室利用范围,非经批准,不得擅自借、阅和销毁档案材料。

5、做好“八防”工作,严格遵守档案的保管、保护制度,确保各类档案材料的完整、安全,努力提高档案的使用寿命。

6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能,熟悉库藏,了解库藏,每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计,积极参加档案局举办的学习、培训。

7、档案管理员在工作变动时,应严格履行档案移交手续。

第十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,由公司对直接责任人员给予

处理。

第十二条 档案室查、借阅制度

1、凡本公司各部门因工作需要,可以查借阅有关档案。

2、查借阅档案者一律履行查借阅手续,并限于所申请查借阅的范围,完毕后,应立即归还并当面点清注销。

3、查借一般档案由本部门负责人批准,查阅非本业务范围的档案或重要机密文件,需经总经理批准后方可查借阅。

4、机密档案不办理外借手续,不得复制,不得随意抄录,如有特殊需要限抄有关部分,但用完须按有关保密制度和规定处理。

5、对重要的、珍贵的档案室和资料,一般不提供原件使用,如有特殊需要,须经总经理批准,并办理登记手续,限期归还,借出时间最长不超过一个月。

6、查借阅档案时,必须爱护档案资料,不得私自在文件上作任何标记或涂改,不得损毁和抽走案卷的张页,不得擅自转借他人。

7、对非机密文件,外单位或个人因工作需要复制时,应持介绍信,注明阅档内容、范围、用途,并报请总经理批准后方可复制。

第十三条 保密制度

1、不该说的机密,绝对不说。 2、不该知道的机密,绝对不记。 3、不该看的机密,绝对不看。

4、不得向无关人员透露档案室陈设和保密情况。

5、不得在公共场所、家庭及子女亲友面前谈论公司机密。 6、不得在私人通信中涉及公司机密事项。 7、不得随身携带机密文件。

8、不得私自处理无保存价值的文件材料。

9、档案室接收档案应及时入库装柜,不得随意堆放他处。

10、销毁档案材料时,必须造具清报领导批准,销毁时应由部门领导委派两名以上工作人员监毁,并在清册上签名。

第十四条 保管制度

1、公司档案,任何部门或个人不得占为己有。

2、非档案室工作人员,未经允许,不得随意进入档案室。 3、每年定期接受各部门、各项目工程应归档的档案。

4、工作人员要加强责任心,对档案的收集、借出、利用、销毁情况及时进行登记,调阅后的档案当即检查,归还原位。

5、档案室的全部档案,按分类大纲整理排列、编目、上架。

6、保证档案的绝对安全,注意维护档案室内的清洁卫生,禁止吸烟,严禁易燃、易爆物品及其他杂物,做好防火、防盗、防虫、防有害气体、防光、防高温、防潮、防霉等工作,门窗箱柜的钥匙要妥善保管,随时注意关闭上锁。

附表一 各类文件保存期限一览表 附表二 移交档案材料登记表

制度总则
篇三:档案管理制度总则

质量管理制度

第一章 总 则

制定全面的质量管理制度是为了保证汽修厂各方面的工作有序准确运行。汽车维修、服务质量是由业务接待到竣工出厂全过程的各个环节、方面的工作质量所决定的,因此,汽修厂的全面质量管理制度也就是针对工作的各个重点环节、阶段来制定具体的管理、考核、检查办法。

第二章 质量管理制度

第一节 业务室规范化管理制度

规范化服务是窗口行业展现企业风采,树立企业形象的重要方面。用规范化服务标准各项条款来约束、警示员工在工厂的举止风貌。

一、 业务室人员必须佩戴胸卡、仪容整洁。

二、 对汽车维修业务精通22句服务用语,服务禁语熟记在

实处,才能获得最终的客户满意。

在质量管理制度的落实与监督方面,我们一方面要加强对职工质量意识教育,另一方面对职工进行质量管理制度、检验制度的培训。同时建立有力、有效的质量管理监督机制,通过建立各级岗位责任制及奖惩条例,把质量控制各个环节的责任落实到各级领导、每个职工身上,形成以厂长总负责,各级管理、检验人员层层把关,作业人员对作业项目完全负责的质量控制与监督体制。

在汽修厂范围内,人人重视质量,人人对质量负责,人人为提高作业质量出谋划策,使质量真正成为汽修厂永恒的追求目标。

2014年4月

企业档案管理制度
篇四:档案管理制度总则

版本/修改:2/1

档案管理制度

YT-051-2015

1、总则

1.1为规范公司档案管理工作,特制定本制度。

1.2本制度所称的档案,是指公司在生产、经营和管理活动中形成的对企业、国家、社会有保存价值的各种形式的文件材料等历史记录。

1.3档案工作是企业基础管理工作的组成部分,是维护企业经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。

1.4公司档案工作必须符合国家有关法律法规并接受档案行政管理部门的监督和指导。

1.5公司档案工作列入企业发展规划和年度计划,实行统筹规划。

1.6公司各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作,纳入公司有关部门职责范围和各项管理程序,纳入企业领导议事日程,纳入行政、生产、科研、基建和经营等各项活动和工作计划。

2、档案管理体制

2.1公司档案工作,实行集中统一管理的档案管理体制,统一领导、统一制度、统一管理。公司设立档案管理办公室,负责对档案工作的日常维护、检查、监督和指导,接受行政部主管领导的管理;各部门应明确档案工作分管领导,并配备兼职档案人员形成网络,定期开展业务活动。

2.2根据有关档案法规规定,各部门和所属单位形成的文件材料由该部门负责立卷整理和归档,并定期向公司档案管理办公室移交保管。

2.3公司配置库房和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。档案管理制度总则。

3、归档管理

3.1科技档案

3.1.1产品档案应形成资料的归档范围

3.1.2产品的生产工艺、操作规范、生产流程、产品技术图纸、技术数据、质检标准、奖惩措施、应急预案等。

3.1.3新品研制计划任务书;市场调研、技术经济可行性报告;新品试制大纲。

3.1.4产品投产鉴定、定型报告、批示;新品研(试)制工作报告;工艺文件(技术操作规程、工艺路线、配方等技术参数、产品标准等),技术测试报告,专家、权威鉴定、评估意见。

3.1.5产品创优申报资料(上级主管批示,各级获奖证书)。

3.1.6产品认证资料(包括船级社认证、用户认证、国家强制许可认证、体系认证等)。

3.1.7产品生产重大恶性质量事故分析报告等。

3.2设备档案应形成资料归档范围

3.2.1项目前期资料:项目立项;项目合同审批;合同原件及技术协议;资质材料;决算书(非闭口价)等。

3.2.1.1交工资料:

(1) 设计合同资料部分:全套设计图、设计变更说明及变更图等;本公

司立项报告;招投标文件原件;报价汇总表[谈判说明];回标书[各

单位商务报价单];招标项目商谈准备表[招标、议标申请审批表];

谈判过程表[投标竞价表];谈判结果报告[评标报告];合同结算依

据;资质材料;项目合同审批;合同原件及技术协议。

(2) 安装竣工资料部门:初步设计;开工报告;施工组织方案;设备报

验及设备进场报验;原材料试验质保书;焊接、探伤、清洗、强度、

防腐、密闭性记录;中间交接验收记录、分部分项工程质量检验评

定、隐蔽工程验收记录、自检记录、安装调试记录、竣工报告、竣

工图等;

(3) 随机资料部分:装箱单、随机资料清单、使用说明书、合格证、检

验记录及试验报告、零部件图目录、易损件图目录、随机设备图纸、

工艺流程图、操作规程等。(特别是压力容器、行车等特种设备,

压力容器所有资料及图纸必须交原件,随机图应“设计章、压力容

器专用章、竣工章”三章并存)。

3.1.1.2监理资料:监理大纲、监理规划、其他监理资料(通知、联络单、周报、月报、专题报告、会议纪要、整改清单、进度报表)、工程质量评估、监理小结、监理总结报告等。

3.3基建档案应形成资料归档范围

3.3.1主要工程项目的建筑物、构筑物施工技术文件:

(1) 合同协议书及审批报告、开工报告、工程技术要求、图纸会审记录

及施工企业资质证明等;

(2) 施工方案、组织设计及报批文件、施工计划等;

(3) 全套设计图、设计变更说明及变更图等;

(4) 原材料构件出厂证明、建筑材料试验报告等;

(5) 施工定位测量复核记录、地质勘察报告等;

(6) 土、岩试验报告、基础处理、桩基工程记录、地基验槽记录等;

3.3.2项目建议书及其报批文件;可行性研究报告及其报批文件;环境预测、环境影响报告书和批复;总体规划设计、初步设计及其报批文件。

3.3.3开工报告;建筑材料试验质保书;工程质量检查评定;隐蔽工程验收记录;申请竣工报告;监理总结报告;施工中质量大事日记等。

3.3.4竣工文件:竣工验收报告、竣工验收证明、工程决算书、监理评估报告、竣工图等以及重要工程项目的“三同时”资料。

3.3.5以上资料在项目竣工验收后一个月内办理归档手续。

3.4科研档案应形成资料归档范围

3.4.1科研项目(课题)开题报告,项目(课题)论证、调研报告、审批文件、任务书、委托书、协议书、合同书、重要的会议记录和来往文函,项目(课题)研究计划或实施方案。

3.4.2科研实验的主要原始记录、源程序、设计文件、图纸和技术工艺、基础资料、计算材料、阶段研究实验报告。

3.4.3总结鉴定验收(课题)工作总结、研究技术报告、论文和专著、技术性能测试报告、参加人员名单、科研项目(课题)经费决算、科研成果鉴定证书、经济和社会效益证明。

3.4.4成果和奖励申报、科技成果申报表及附件、科技成果奖励申报与审批文件、获奖凭证、专利文件。

3.4.5成果推广应用方案、技术转让合同、协议书、推广应用中形成的技术文件及工作总结、用户反馈意见和国内、外学术交流、宣传报道材料。

3.4.6科研课题实施方案、技术资料、阶段性成果、验收报告、鉴定书、用户报告及成果登记表、最终成果;

3.4.7科研课题专题论文、报告、专著、工作总结,专家权威鉴定意见。

3.5基建、设备、技改项目档案验收、归档要求

3.5.1凡是立项的项目(包括购置设备)都必须由档案室在工程验收报告(设备验收单)上签署竣工资料及随机资料基本完整归档的意见,项目(设备)才给予验收。

3.5.2分厂各工程项目所归基建、设备、技改资料必须由分厂兼职档案员扎口管理,分厂专业工程师、项目负责人签字后经装备部专职工程师进行审核签字,最后由档案室综合审核认可,确保档案资料归档率达100%,完整率达98%以上,准确率达100%。

3.5.3每个项目竣工验收,首先由项目责任人列出该项目所有形成档案资料的合同清单,档案室按此清单接收各合同提供的资料。事后,在提供利用中发现所列清单归档不完整、不准确,要作为月度考核依据报企管。

3.5.4所有归竣工图纸必须提供电子光盘,竣工图在原施工图上加盖竣工章并签名,竣工章按国家标准,在施工过程中对图纸中尺寸、文字说明更改,必须保留内容,更改图纸必须重新出图,并全部加盖竣工章及签名,所有变更内容及说明要在电子光盘中体现出来。

3.5.5归档竣工资料做到不乱涂写,幅面整洁,保持图样清晰,尽量不用复印件,竣工图除进口部分外一律使用蓝图,有利于长期保存和工作利用。

3.5.6凡是土建、设备安装(制造)竣工资料、竣工图归档两份,随机资料归档一份、随机图归档两份,竣工图和随机图电子版以光盘形式归档一份。

3.5.7归档材料应编制移交目录,一式二份,交接双方清点签字后各执一份。

3.6工程竣工图章结构

档案管理制度总则

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