办公室主任

2021-09-24   来源:行政公文

办公室主任【一】

办公室主任的工作内容

  办公室主任处于承上启下的地位,是联结领导和基层的桥梁,协调各部门的纽带,保证部门或处室各项工作正常运转的中枢,责任之重大。作为一名学校的行政工作者————办公室主任,如何能更好的履行好本级职责,充分发挥好自己的职能,保证各项工作得到有效的落实。下面是小编为您整理的办公室主任的工作内容,希望对您有用。

  范文一:浅谈办公室主任工作的内容

  浅谈办公室主任工作的内容

  办公室主任处于承上启下的地位,是联结领导和基层的桥梁,协调各部门的纽带,保证部门或处室各项工作正常运转的中枢,责任之重大。作为一名学校的行政工作者————办公室主任,如何能更好的履行好本级职责,充分发挥好自己的职能,保证各项工作得到有效的落实。下面我个人谈一点粗略的认识:

  一、明确主任的职能:作为一名办公室主任其职就是服务,保证准确及时地为校领导的科学决策办学和正确开展各项工作服好务。

  (一)参谋职能:在做好各项工作的同时,积极为校领导出谋画策,力争把各项工作想在前,规定措施制在前,防范工作做在前,确保各项工作有条不紊的开展;

  (二)承办职能:对本级科室的工作,要做到周密计划,严格执行。保证年有工作计划、有总结,季有工作小结,月有工作计划,每周有工作安排。并对一些阶段性工作、实效性工作,时时做到有计划、有措施、有检查、有小结,使各项工作得到有效的落实;对上级的指示和要求,应逐级汇报,及时结合本校的实际,制定切实可行的措施,认真贯彻落实,不担误、不托延,保证事事有落实,件件有总结。

  (三)管理职能:

  1、加强文书档案的管理,严格按照公文的管理要求,依法依章办事,果断处置,保证上通下达及时准确无误,使各项工作具有连续性、针对性;

  2、事务的管理:办公室工作比较繁杂,如各类会议的召开、车辆的使用、来往人员的接待等等,

  都需要科学合理的安排,准确无误的组织和落实,才能保证日常工作有效的执行,校园管理正规有序。

  二、加强协调工作:学校的中心就是教学和管理,如何有一个良好的教学环境,就必须从严格的管理着手,因为管理是为教学服务的,只有严格的校规校纪,才能培养出合格优秀的人才。对此,办公室要及时充分调动各处室工作的积极性,及时督促检查各项制度的贯彻落实,各级领导在落实各项规定或制度时,要身先士卒,模范的贯彻执行,以实际行动影响和带动部属。各类当班人员,认真履行本级职责,时时做到眼勤、脚勤、耳勤、嘴勤,及时发现和解决当日当时发现的各类问题,以确保各项制度得到有效的执行。

  三、加强重大活动的组织安排:重大活动具有牵涉面广,影响面大,组织复杂,要求严,标准高。因此,在重大活动前,要周密计划、精心组织、严格管理,切实做好各类突发情况的处置,保证重大活动安全有效的举行。

  综上所述,我个人认为只要把上述工作做深做细、做扎实,并针对不同问题及时总结经验,就能履行好本级职责,

  完成好领导赋予的各项任务。但也不能忽视个人综合方面知识面的学习和培养,不断加强个人政治、品德、心理、知识素质等等方面的培养和学习,才能跟上时代的发展,更好的的履行好本级职责。

  范文二:办公室主任工作内容

  办公室内部管理工作

  一、 学员管理工作

  a. 与来访(来电)人员进行交流,让他们了解学校的情况。

  b. 1、来报到人员进行交纳费用和安排生活起居,2、安排上课时

  间和老师进行沟通。

  c. 老师休息时跟老师进行了解学员的表现情况,针对出现的问题

  及时帮助其解决。(自己能帮助解决的问题及时帮助解决,自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给校长)

  d. 学员休息时进行了解学员在课堂上和学校的基本情况,针对出

  现的问题及时帮助其解决。(自己能帮助解决的问题及时帮助解决,自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给校长)

  e. 及时更新学员档案,掌握学员资料。整理学员照片、身份证复

  印件资料,健全档案。

  二、 财务管理工作

  a.认真核对票据,注意核对时间、金额与票据是否一致。 b.于每周六将收取的费用交给校长进行签字。

  c.每周上报收入情况和指出情况。

  f.每天盘库现金账,做好每天流水账的登记。

  h.对于食宿费到期的学员进行催缴费用。

  I.及时反映广告到期日,是否续交。

  三、内勤日常管理工作

  a. 不定期浏览电量的话费的费用以免耽误正常工作。

  b. 及时收集来电话和来访人员的情况。

  c.每周尽可能组织老师召开一次交流会,老师来谈谈工作和学员的情况。(组织学习下发的各种规定文件。)

  d. 每月可能条件下组织学员集体活动,要做好组织筹划,并及

  时将活动写成稿件交给校长,丰富学员活动。

  e. 认真、完整的统计出每周培训内容、课时。安排下周的具体进

  度。

  f. 协助校长做好招生工作和招聘工作。

  五、 后勤管理工作

  a. 组织老师进行检查宿舍卫生,组织学员进行清理宿舍卫生,能

  感觉到家的温暖。

  b. 管理伙食方面。根据季节的差异,定时与炊事员商议伙食的花

  样、口味、营养搭配等,能用低的成本,做出营养搭配最好的饭菜。

  c. 做好后勤保障,及时购买办公用品及宿舍用品,合理分发,登

  记。做好房水电等各项工作并及时缴纳相关费用,发现办公室或者宿舍需要维修的地方要及时处理,消除隐患。

  d.关心学员、服务学员,组织人员做好服务工作。

  重点时间安排:

  范文三:办公室主任工作内容

  办公室内部管理工作

  一、 人员管理工作

  a. 与新增加人员进行谈话,让其了解公司对他们的的要求和达到的标准,能够迅速成长。(例如:1、让他在周例会或月例会上做自我介绍,让大家都认识他,同时对他的加入表示欢迎2、按排生活起居,安排工位等事宜3、跟进师傅了解其表现情况,针对出现的问题及时帮助其解决4、及时组织相应的转正、独立考试)。

  b. 关注员工思想情况,采取不同方式多关心员工,如思想压力过大或是有特殊情况者,要及时将情况反馈给办事处经理或是总公司,及时谈话沟通,了解情况,帮助解决问题。

  c. 关注员工工作表现状态,通过产值、万元成本情况分析员工目前状态,及时地给于指导和帮助。对于持续产值较低,成本较高的员工,要及时与办事处经理沟通,调整工作方向,不能因持续低产值而影响员工积极性。

  d. 关注员工成长,要定期跟进员工学习进步情况,并及时进行谈话沟通,自己能帮助解决的问题及时帮助解决,自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给办事处经理或是总公司。针对新员工不同阶段的学习、考核要积极、主动地进行组织和跟进。 e. 了解员工的心声,了解员工的需求,更好的为一线人员服务。 f. 及时更新人员档案,掌握人员资料。整理员工照片、身份证复印件、毕业证及学位证复印件等资料,健全档案。

  a.认真核对票据,注意核对时间、金额与票据是否一致。 b.于每月28日前将财务报表发至财务部邮箱。(与主管会计联系)报表包括内容:1、现金、银行 2、当月费用3、收支计划 4、产值表、5、应收账款 6、现金流水账,准确的统计数据,真实的反应当月成本费用。

  c.定期给办事处经理提供可靠的数据,帮助分析办事处成本及

  个人成本原因,并提出改进意见。

  d.关注开票、回款情况, 每月10-15日及时给工程主管及工作站负责人打电话沟通,确定本月需开票与回款的项目,及时按排月底开票事宜,确定下月回款计划,对于未回款项目要了解原因,及时沟通,确保款项顺利到账。

  e.每月底与经理沟通,确定下月费用计划,与财务沟通及时拨款。 f.准确统计人员借款,还款是要提供收据,冲账是要标注,做到处处有痕迹,有据可查。

  g.每天盘库现金账,做好每天流水账的登记。

  h.对于外出设计员不能及时报账,要督促设计员在每月25日前将票据寄回办事处,尽量做到当月成本当月统计,增强当月成本分析的准确性。

  i. 每月26日前督促设计员填写流程卡,及时上报当月产值,做好产值统计,准确计算工资。

  a. 出版人员管理工作。

  接到出版任务时,合理安排时间、人员,分配工作量,有组织的完成出版任务。

  b.针对工作出现的问题,如:怠慢、懒散、不认真、细致、没有服务意识等情况,要及时指出并加以纠正。

  c.在画图、出版任务较少的情况下,及时与设计处长联系,是否有

  可以帮忙画的图纸,减少设计人员工作量。

  d.做好出版用纸登记、流程卡发放登记及设计出版登记。

  e.做好出版设备的定期维护和保养工作,针对出版设备出现的简单问题要能加以维修,使其正常运转,不影响出版进度。

  f.要加强大家的成本意识工作,如:半废纸的二次利用等。

  四、内勤日常管理工作

  a. 不定期浏览当地建设厅网站或通信管理局网站,做好每年职称考试报名、职称评定及外省企业的备案工作。

  b. 及时收集上报总公司转正员工的社保资料并积极组织签订劳动合同。

  c. 帮助完善全公司人力资源数据库人员资料的收集工作。 每月月底前上报优秀员工电子版照片。

  d. 每周尽可能组织召开好本周周例会,召开前要准分准 备会议内容(要与经理沟通)。

  e. 配合经理、市场部每周五提前做好周报报表,更新本周开票、

  回款数据,给经理建议办事处下周的主要工作情况,供经理参考。

  f. 每月必须组织召开一次办事处月例会。要求:会议要有简单流程、主持人,做好会前准备,以保证会议的效果,并将会议纪 要及时上传OA。

  g. 组织学习总公司下发的各种规定文件。

  h. 做好每月月例会资料,及时更新OA。要求:月底彻底更新,尤其是及时更新花名册,新员工跟进表等,员工休息统计表等。

  i. 每季度可能条件下组织员工集体活动,要做好组织筹划,并及时将活动写成稿件交综合部审核后上传OA公司新闻,丰富员工活动。

  j. 做好员工请销假登记,严格按公司文件制度,需要上级批准的要及时将请假条(公司制式)发至综合部邮箱,及时请示,上班后及时销假。

  k. 配合总公司五大部门工作,做好其他各种日常行政突发工作处理,做好经理助手。

  L.每月整理项目审计表,核对发票金额。

  m.及时更新员工通讯录。

  n. 要求、督促、统计自审设计的审核结论,每套设计根据审核结论修改后方可出版,以提高本办事处设计质量。

  o. 每周收集设计项目统计表及电子存档,及时反馈给总工办。

  p. 每月组织学习2次以上,若办事处设计人员少,可在工作站督促他们共同学习。

  q. 认真、完整的统计处每月培训内容、课时及对外交流的内容,应与公司内聘工程师考核表中每月所填的培训、交流内容保持一致。

  r. 对试用期、实习期设计人员严格执行笔试、宣讲考核流程。 s. 浏览知识管理平台,可将有助于设计人员的文章下载发于他们学习,调动本单位人员上知识管理平台的积极性,可在周例会等会议上共同上知识管理平台浏览。

  t. 协助经理做好招标资料。

  五、 后勤管理工作

  a. 组织出版室人员服务好一线的工作人员。帮助设计人员整理宿舍卫生,清洗被罩、床单等床上用品,让辛苦在一线的设计人员,能感觉到家的温暖。

  b. 管理伙食方面。根据季节的差异,定时与炊事员商议伙食的花样、口味、营养搭配等,能用低的成本,做出营养搭配最好的饭菜。

  c. 做好后勤保障,及时购买办公用品及宿舍用品,合理分发,登记。做好房水电等各项工作并及时缴纳相关费用,发现办公室或者宿舍需要维修的地方要及时处理,消除隐患。

  d. 司机的管理、教育工作。每月统计行驶车程,统计当月车辆费,了解车的保养和维修工作,提醒司机要爱车、护车、安全驾驶,节约成本等。

  e. 关心员工、服务员工,如:遇到人员加班情况,要提前准备好加班食品,组织人员做好服务工作。

  六、 内外部协调工作

  1. 内部协调工作

  a.经理与员工之间的协调,起到上传下达的作用。

  b员工与员工之间的协调,起到链接的作用。

  c不同岗位之间的协调(设计员与出版员之间),起到桥梁的作用。

  2. 外部协调工作

  a. 对总公司各个部门协调(如:协助市场部回款工作等)。 b. 对税务局、银行及耗材采购供应商的协调。

  c. 对建设单位人员的配合工作.给公司员工强调对客户的服务意识,服务决定市场,与建设单位相关人员建立朋友关系,搞好服务。

  重点时间安排:

  每周6协助经理上报周报表给综合部

  每周6收集设计项目统计表给总工办

  每月5日 发上月工资

  每月20-25日 各地市开票

  每月25日 收集全员票据,审核、签字、报账。 每月26日 收集流程卡,统计产值

  每月28日 给财务上报财务报表

  每月月底前 给各部门上报月例会资料,更新OA平台

  范文四:办公室主任工作内容

  一、目 的:明确生产厂办公室主任职责及目标

  二、适用范围:生产厂办公室主任的工作。

  三、工作职责:负责生产厂行政管理、人事管理、库房管理和后勤管理工作。负责厂办员工岗位职责目标的审定,负责对厂各部门及员工是否严格执行落实公司、生产厂制度及文件会议精神和领导指示进行督察;负责组织安全卫生规范生产和按岗位流程开展工作的核查;负责生产厂人力资源的协调和生产人员培训的组织工作;加强生产厂库房规范管理力度,物流顺畅保障有力,确保生产工作安全正常运行。

  1)负责厂办及员工岗位职责与目标的制定,负责对员工进行宣讲培训,直至员工明确理解,要高度关注下属员工是否真正履行职责并协助指导他们完成目标任务;

  2)组织学习贯彻公司、生产厂各项管理规章制度及文件会议和领导指示精神,并就执行落实情况进行督促检查;

  3)加强生产厂行政工作纪律检查的执法力度,做到执法必严违法必究;严格安全卫生规范生产检查,确保生产按操作规程进行;

  4)配合公司行政人力资源部做好生产厂行政人力资源管理工作,配合生产部做好生产工人的招聘培训考核工作;

  5)负责生产厂库房管理工作,确保库房管理规范,严格程序,履行手续,数量清楚,账物相符。负责生产厂总报表的编制工作;

  6)负责生产厂安全管理工作,高度重视,制定措施,坚决执行以保证生产安全、财产安全、信息技术资料数据的安全;

  7)负责生产厂行政外联工作和生产厂证照的年检审查申请办理工作;

  8)负责生产厂的考勤管理、车辆管理、机器设备设施管理、档案管理、办公用品采购与发放管理及迎检接待等厂办日常后勤管理工作;

  9)完成文件会议及领导交办的临时性工作。

  四、工作目标:

  将公司生产厂文件制度领导指示会议精神以及员工的职责和目标宣贯落实到实处,让员工明白理解并熟记于心,达到真正落地的效果;

  1)做到执法必严违法必究,坚决按制度管人,按规程管事,按规范管生产;

  2)保证库房管理规范,数量准确,帐物相符,严格执行程序,履行手续,物流顺畅,保障有力;保证生产安全运行不出差错,降低成本,提高效率,不铺张浪费,节约生产。

  范文五:办公室文员的工作内容

  办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

  1. 接听、转接电话;接待来访人员。

  2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

  4. 做好会议纪要。

  5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6. 负责传真件的收发工作。

  7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8. 做好公司宣传专栏的组稿。

  9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13 社会保险的投保、申领。

  14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16. 接受其他临时工作.

  行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员 直接上级企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求.一、学历:中专以上文化程度;

  二、工作经验:有文件管理工作经验

  ;三、应具备的知识:

  1、文秘知识;

  2、文件管理知识;、

  3、会做账表;

  四、具有强烈的责任心与团队意识;工作内容及方法简述

  一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作;

  二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;

  三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;

  四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计;

  五、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;

  六、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;

  七、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;

  八、负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符;

  九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制;

  十、完成部门经理临时交办的相关任务。

  责任

  一、对文件数据的准确性负责;

  二、对所保管的文件安全保密负责;对工作程序的执行效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的


办公室主任【二】

办公室主任主要工作职责

  生活总有各种各种事情,需要科学的办法去解决它。工作的职位责任分工明确,才能让团队默契的合作下去。小编整理了实用资料:“办公室主任主要工作职责”,喜欢的小伙伴不要错过。以下小知识由提供!

  办公室主任工作职责(一)

  掌握公司主要工作的进展情况,负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理:参加行政领导会议,参与公司重大事项的调研工作,拟定调研报告,及时掌握公司主要工作的进展情况;制订本部门年度、月度工作目标、工作计划;监督指导工作计划的落实;负责本部门员工队伍建设,提出对下属人员的调配、培训、考核意见;制定并完善部门工作制度,检查本部门工作的执行情况;负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系;监督本部门的工作目标和经费预算的执行情况,及时给予指导。

  1、统筹管理公司行政后勤服务工作:监督后勤工作的执行,并提出改进意见;负责公司行政事务的上传下达;负责公司的印章管理;负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理;负责各部门之间和领导之间的协调;负责公司总部的车辆调度。

  2、统筹负责档案文书管理:负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度,并监督执行,做好保密工作。

  3、负责相关会议的组织,以及会议决议的督办事项:负责会议场所的安排与布置;负责会议相关活动的安排;负责会议决议的督办事项。

  4、负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持:负责公来访人员的接待;负责公司相关的公共关系建立、维护、保持。

  5、完成上级交办的其它各项工作

  办公室主任工作职责(二)

  1、在院党政的领导下主持办公室的全面工作。

  2、负责办公室的日常工作;协助领导做

  好与学校有关职能部门、兄弟院系的沟通与协调,安排或代表领导参加有关公务接待。

  3、负责上级部门来文的接收、登记、传阅、整理归档工作。

  4、协助院领导做好对各类人员的考核、制定校内工资分配方案。

  5、协助院领导做好院级财务管理、编制财务预算,定期向院领导通报预算执行情况。

  6、协助院领导制定各类规章制度,起草年度工作计划、工作总结以及各类公文。

  7、组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会议,做好会议的记录、整理、存档工作。

  8、根据上级指示精神和具体情况,向院领导提出各时期工作建议,协助院领导作好值周工作。

  9、负责传达院领导对院属各部门的指示、通知,传递各部门给院领导的报告、请示。

  10、按院领导的部署,检查院属各部门对院行政决议、决定、工作计划的完成情况,并负责督办落实。

  11、负责本院印章管理与使用。办理行政介绍信、证明信和其它函件等。

  12、完成院领导交办的其它工作任务。

  办公室主任工作职责(三)

  1.熟悉党和国家、省、市有关高校党政管理的法规、政策,参加或列席党委会、党委常委会、校长办公会,参与学校工作决策,传达会议决议;

  2. 发挥学校党政领导的参谋助手作用,经常就学校党政管理的主要工作向学校领导提出建议,组织协调有关部门共同完成党政工作任务;

  3.主持办公室全面工作,负责本部门业务学习、党风廉政建设、政治思想教育和年度目标考核等工作;

  4.负责拟定或审定办公室年度工作计划、工作总结,组织制定、修改或完善办公室相应规章制度和管理办法;

  5.负责审核学校一周工作安排、决策参考、党政重要管理办法、校内发文、向上级有关部门的重要请示、报告及党委会、党委常委会、校长办公会纪要或抄告单等;

  6.负责上级来文的批转和落实;

  7.负责校内外重大活动的组织协调、管理和重要来宾的接待,协调好学校党政重要会议的召开;

  8.分管学校综合档案室的管理、建设工作及办公室人事、财务、档案和安全保卫工作,并完成校领导交办的其他工作。

  办公室主任工作职责(四)

  1.在主席的领导下,负责工会对外接待、文件收发、办公室内勤及日常事务性工作。

  2.负责工会召开的各种会议的通知及会务工作;负责工会举办的各种活动的场景布置及有关准备工作。

  3.做好教职工来信、来访的接待工作。

  4.做好上情下达、下情上达工作。

  5.负责工会的财务报账工作。

  6.具体做好教职工互助合作保险工作,负责教职工加入互助会、出险及赔付工作。

  7.会同有关人员做好各种报表、统计表及报刊的订阅、管理。负责工会易耗物品的登记、保管及固定资产的管理工作。

  8.负责校本部教职工活动中心及多功能厅的安全保卫、卫生、日常开放及管理等工作。负责学生工作助理的教育和管理工作。

  9.配合有关人员搞好工会活动用品及办公用品的采购工作。

  10.完成工会领导交办的其他工作。

  办公室主任工作职责(五)

  办公室主任协助校长整合学校各处室工作和学校党务工作

  1、协助校长处理日常校务工作,负责管理学校综合档案工作,对兼职档案员进行业务培训和技术指导。

  2、协助校长根据学校中心工作需要,协调各处、室、部门工作,安排好日程,使学校工作突出中心,分工明确,统筹兼顾、互相配合、步调整齐、有序进行。负责管理学校的文字工作和对外宣传工作。

  3、负责安排学校值日值周,汇总统计全校教职工的出勤考核,完成好政治学习、升旗仪式、周会点名等工作。做好各类评先进材料汇总工作。

  4、协助校长及有关部门做好教师系列、副系列、工人技术的职评晋级和考核聘用工作。

  5、协助校长及有关部门做好全校教职工的校筹工资、奖金发放工作。

  6、负责文件的收发、登记、传阅、保管工作,遵守保密纪律制度。

  7、负责保管使用学校图章和介绍信的管理工作。

  8、协助校领导及时做好经常性的信息建议、意见的采集和反馈工作,协助领导搞好人民来信、来访接待及处理工作。

  9、协助党支部搞好组织发展、入党对象的政审、外调,落实知识分子有关政策工作等。做好党、政领导交办的一些临时性工作。

  10、协助党、政领导以及会同有关部门做好教职工的婚姻、生、老、病、死等及有关福利待遇等方面的工作。

  11、协助校领导与有关部门配合搞好学校社会治安综合管理、安全保卫工作。

  12、做好校内户籍管理工作。主任不在时,指定科员代理主持工作


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办公室主任【三】

办公室主任职责

  办公室主任职责(一)

  一、在主管处长领导下,负责办公室的全面工作。

  二、负责组织调查研究搜集资料,掌握情况,发挥参谋作用。

  三、负责草拟工程处重要文稿。

  四、负责工程处接待工作。

  五、完成领导交办的其他工作。

  六、负责组织公文的审批、传递以及打印、收发和归档等工作。

  七、负责信访工作。

  八、负责办公区域的环境贯标工作

  办公室主任职责(二)

  1、统筹管理公司行政后勤服务工作:监督后勤工作的执行,并提出改进意见;负责公司行政事务的上传下达;负责公司的印章管理;负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理;负责各部门之间和领导之间的协调;负责公司总部的车辆调度。

  2、统筹负责档案文书管理:负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度,并监督执行,做好保密工作。

  3、负责相关会议的组织,以及会议决议的督办事项:负责会议场所的安排与布置;负责会议相关活动的安排;负责会议决议的督办事项。

  4、负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持:负责公来访人员的接待;负责公司相关的公共关系建立、维护、保持。

  5、完成上级交办的其它各项工作

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办公室主任【四】

办公室主任岗位职责

  下面是提供的办公室主任岗位职责,欢迎阅读。

  办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。

  (一)承办职责

  承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施,承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看,大体有三个方面:

  1.承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项

  领导决策有时是"统一研究,分头落实",有时是领导个人决断。作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任,对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项,办公室主任亦有协助办理的责任;有时,一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项,则须由办公室主任具体承担、落实。

  2.承办上级部门主办的事项

  办公室既是本级党政机关的综合办事机构,是独立存在的个体;又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统,是依存于大整体的部分。各级办公室之间通过加强联系,既"各自为阵",又"协同作战",充分发挥办公机构的系统作用和整体效能,以便更好地为各级领导服务,这是不少地方总结、创造出来的成功经验。上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情,办公室主任应主动牵头承办,或督促所属工作人员从速办理。上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广,除了调研任务之外,还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜,都需要下一级承办者认真办理。

  3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项

  为了保持领导机关工作的正常秩序,各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作,往往不直接去找领导同志本人,而是先找办公室主任。办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带,经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。例如,某部门要兴办一项事业,须专题行文报请领导机关批准;行文经领导机关的办公室登记后,工作人员要交由主任批办,办公室主任要负责与领导联系,商讨是否召开会议研究,要开何种会议,让哪些人参加等等。待领导指示后,办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门具体贯彻执行。

  办公室主任"承办"的具体形式,主要有"主办"、"会办"、"转办"、"催办"等。"主办"即直接负责具体办理;"会办"即会同有关部门和单位联合办理;"转办"即转由其他有关部门和负责人办理;"催办"作为"会办"、"转办"的有益补充,它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。无论是"主办"、"会办",还是"转办"、"催办",办公室主任都应严肃认真,切不可敷衍塞责,草率从事。

  (二)参谋职责

  参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是指导者的基本职能,社会主义现代化建设的新形势,要求各级领导干部努力实现决策民主化。科学化,这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外,还需要各级办公室成为卓有成效的"智囊团""参谋部",办公室主任应当理所当然地成为"参谋长",积极主动地辅助领导决策,认真地履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要,又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。

  办公室主任履行其"参谋"职责,有其独特的便利和优势:

  (1)办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性特点,领导层确定要抓的工作,也多是办公室主任着力要办的事情,正是由于这种"思维共振",使得办公室主任的工作能力与领导的工作合拍,从而为办公室主任辅助领导决策提供了便利。

  (2)办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件,可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。

  (3)办公室主任接触面大,信息较为灵通,对外联系广泛,客观上为领导提供咨询服务,当好领导的"参谋"提供了便利条件。为正确履行"参谋"职责,办公室主任要依据党和国家政策,紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题,积极主动地组织和参与各种调查研究,做好信息的收集、筛选、传递工作,把调查中获得的大量第一手资料,进行综合分析,去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里,从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素,及时向领导反馈,协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥,保证各项工作目标和任务的圆满完成。

  要正确发挥办公室主任的"参谋"职责,应当注意如下两点:

  1.在一定情况下与领导唱"对台戏"

  办公室主任是一个双重性的角色,他既是秘书班子的"大班长",又是协助领导决策的"参谋长"。作为"大班长"和"参谋长",他是以贯彻和领会领导意图为使命,并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标;作为"参谋长",则要依靠独立的科学研究成果为领导服务,以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。办公室主任既要认真领会领导意图,又要勇于直言,使领导兼听而明。

  2.领导决策前多参谋,领导决策后多反馈

  在领导决策前,办公室主任要通过调查研究,协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息,然后进行纵向、横向的可行性研究,经过加工和筛选,为领导提供选择的方案;在领导决策过程中,办公室主任要通过调查研究,收集和整理方方面面的意见反馈,为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据,坚定领导决策的信心和决心;在领导决策后,办公室主任要通过调查研究,了解和掌握决策意见的贯彻执行情况,协助领导搞好跟踪反馈,保证决策顺利地贯彻落实,或根据变化了的客观形势及时进行调整。

  在领导决策的全过程中,办公室主任的"参谋"职责是十分重要的。从对领导决策发挥作用的方向上看,办公室主任的参谋职能可以分为三种类型:一是"顺向"参谋,即紧随领导决策的方向所进行的"辅助性参谋";二是"逆向参谋",即当领导的决策意图不符合实际情况时,办公室主任所进行的"劝阻性参谋";三是"侧向"参谋,即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时,办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的"提示性参谋"。

  (三)管理职责

  指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作的实践,办公室主任的管理职责主要有两个方面:

  1.文书管理

  文书工作是机关日常工作的组成部分,是实现机关职能的重要手段之一。党政机关的公文工作,即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室作为单位的综合办事机构的枢纽机构,承担文书工作是其主要任务之一。一般来说,办公室内部均设有秘书科(股)、资料室、机要室、文印室、收发室等,分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室主任对文书工作的管理,主要体现在参照各级党政机关制定的机关公文处理办法,结合本单位的具体情况,建立、健全各项有关制度;指导、督促各文书处理部门的工作,确保公文拟制的适用、准确、周密,确保文书处理的及时、准确、迅速,避免拖拉、积压而贻误工作。

  2.信息管理

  办公室主任辅佐领导决策,发挥参谋职能,主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。严格地说,信息工作也属文书工作范畴,但鉴于它是各级办公室的一项"新兴事业",而且十分重要,需要办公室主任予以特别重视。所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。在这种情况下,办公室主任应从如下方面对信息工作进行管理。

  (1)加强对信息网络的管理。目前,各单位已基本形成以该单位办公室的信息机构为中心包括下级各办公室信息机构在内的信息网络(当然,该级信息机构又同时以上级的信息机构为中心)。办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处(科、组)的管理,使其在信息网络内发挥带头、促进作用。其次,还要注意对整个网络的管理。如健全制度,对下级或同级其他信息机构进行业务指导,组织共同行动等等。

  (2)加强对信息传递方向的管理。信息传递的方向如何,即与领导决策的需求是顺应,还是相逆,这是办公室主任应当控制、管理的。一般说来,领导决策所需的信息可分为两种类型:一是"追踪型信息",即指领导决策形成并付诸实施以后,通过"跟踪追击"迅速反映实施范围以内的有关动态;二是"超前型信息",即指领导决策之前,向领导提供的能够反映该决策的基础、趋向及效应的"资料信息",或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的"信号性信息"。

  (四)协调职责

  指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门。领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。单位所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室,办公室对反馈回来的信息经过综合、分析、筛选,供领导决策时参考。作为各级党政机关、企事业单位办事机构的负责人的办公室主任,在承上启下、协调各方面的工作中起着重要的作用。

  办公室主任要全面履行其协调职责,要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。纵向协调,即致力于上下级之间关系沟通,上令下行,下情上达,上下紧密配合,步调一致的协调工作。办公室主任在这方面的职责主要体现在:当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达,使之得以认真贯彻执行,以保证政令畅通,上令下行;当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时,要以认真负责的精神去做解释说服工作;当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时,要及时、准确地予以反映,使下情得以上达,以利于上下沟通,步调一致;当下级某一单位某项工作领先时,应积极组织力量去调研,认真总结经验,及时予以推广以点带面。当下级某一单位某项工作处于落后状态时,要积极主动地协助领导进行重点帮助,"以面促点","以面带点",使之尽快迎头赶上;横向协调,即致力于"左邻右舍"、同级各业务部门之间关系的协调。

    业务部门的一些部门性文件、规定,一般均须先报送办公室主任修改、审阅,进行协调,以免对同一事项的规定不尽吻合,使下级难以适从;业务部门的一些重要工作安排,如召开请领导参加的会议、开展由领导同志"挂帅"的突击性、临时性工作任务等,一般也须经办公室主任统一协调,以避免部门之间"撞车"和领导"超负荷"现象的发生;当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时,办公室主任更应充分发挥其协调职责,对过去已有明文规定的事项,要维护政策的严肃性,督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实;对过去尚无明文规定的,要在认真听取各方意见的基础上,处理好各有关政策精神的衔接,并向领导提出解决的意见和建议,协助领导作出裁决,把各方的意见统一到总政策上来;内部协调,即以办公室内部的人员、工作为对象,使其和谐、协调地开展工作。办公室主任要着力于室领导成员和室内各单位(处、室、科、组)之间关系的协调。在室领导班子内,要注意发挥副职的作用,要按照合理分工、分层次管理的原则,根据其特长,让副职负责某方面或几方面的工作,以充分发挥领导班子的整体效能。

  (五)领导指挥职责

  统一指挥是发挥组织作用,贯彻执行决策的最重要条件。要真正发挥领导者的指挥作用,必须有日常的统一指挥。所谓日常指挥,具体地讲,就是领导者按照既定的决策和计划,对所属组织的人员合理地分配任务或布置工作,及时指导和处理发生的问题。领导者的日常指挥,大体可以分为两种,即执行性指挥和应变性指挥。

  执行性指挥他可以叫做调度性指挥。这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下,主。要解决贯彻落实的问题。领导者在执行这种指挥时,应当思考的重点是怎么干、什么时间干,成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握住两点:

    一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理,力求达到投人少、收效大;

    二是行动时机的抉择,要顺乎时势,挑选最佳时刻,避开各种阻力和不利因素,利用一切助力和有利条件。比如一个军事指挥员指挥一场运动战,就有一个捕捉作战时机的问题。不能抓住敌人的薄弱环节时,不战;不是占据有利的地形条件时,也不战;倘若自己的优势兵力尚未集结起来时,还是不战。

    总之,一个高明的指挥员决不打无准备无把握之仗,战则必胜,攻则必克。

  应变性指挥,这是指在领导活动过程中遇到了新情况,或者出现了不测事件,针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时,首先要考虑的是继续干还是不干,是按原计划干下去还是改变计划。取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。《孙子·兵势篇》中说:"善战者,求之于势。"又说:"善战人之势,如转回石于千切之山者"。这就是说,善于指挥作战的将军,总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。他们依托客观形势而采取自己的行动,犹如在高山上滚动一块圆形的石头一样,"石圆则易移,山高则势大"。领导者在工作过程中遇到情况变化,就得因时制宜、因地制宜地进行灵活指挥,切不可固守原定计划,一成不变,坚持蛮干。

  延伸阅读:办公室主任工作责任管理办法

  1、办公室主任应当负责督促、检查行政部门对国家的方针政策、上级指示和经理办公会议决定的贯彻执行。

  2、定期组织收集、分析、综合公司生产、行政各方面的情况,主动做好典型经验的调查总结,及时向董事长、总经理汇报、请示工作,并定期向上级书面汇报。办公室主任。

  3、根据总经理提出的指示,负责组织总经理主持的工作会议,安排做好会务工作。

办公室主任。

  4、负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告,主动为总经理当好参谋。

  5、组织起草总公司文件(对各职能科室以公司名义起草的文件负责审核),做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

  6、组织做好公司印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分工作,及时编写公司大事记。

  7、会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。办公室主任。

  8、组织做好来客接待和车辆的管理工作。

  9、指导做好电话话务与机线维修工作。

  10、根据总经理提出的方针目标要求,及时编制本室方针目标,并组织检查、诊断、落实。

  11、负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理,并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。

  12、负责完成总经理临时交办的各项任务。

  13、办公室主任职权

  ①有权向公司各部门索取必要的资料和情况;

  ②对公司经理会议决议和经理指示的贯彻执行情况,有权检查督促;

办公室主任。

  ③有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务;

  ④有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作;

  ⑤有权按公司的指示协调各部门之间的工作关系;

  ⑥有权安排调度车辆的使用;

  ⑦对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权;

  ⑧对不符合上级规定或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放;

  ⑨对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力;

  ⑩有权根据公司总经理的指示、对办公用房进行分配和调整,对办公用品、用具标准化进行检查、督促。

  14、办公室主任职责

  ①对得知生产行政工作出现异常情况,未能及时向总经理反映,以致造成重大损失负责;

  ②对公司行文发生差错、、收集与整理的资料失实造成严重后果负责;

  ③对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损坏负责;

  ④对公文、函件、报刊、电报传递不及时发生丢失、误传现象,影响工作负责;

  ⑤对印鉴、介绍信管理不严,使用不当造成不良后果负责;

  ⑥对所属服务工作质量差,造成不良影响负责;

  ⑦对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责;

  ⑧对未及时根据公司方针目标要求编制好本室方针目标以及未及时检查、诊断和落实负责。

  15、本办法自发布之日起施行。

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